وقتی کارمند از شرکت خارج می‌شود، مزایا و اعتبار رفاهی او چه می‌شود؟
ورود کارمند جدید معمولاً فرآیند مشخصی دارد.
پروفایل ساخته می‌شود، دسترسی‌ها فعال می‌شوند و مزایای سازمان به او معرفی می‌شوند.
اما در سمت دیگر چرخه یک سؤال مهم وجود دارد:
وقتی همکاری کارمند با سازمان تمام می‌شود، مزایا و اعتبار رفاهی او دقیقاً چه می‌شود؟
آیا دسترسی باید همان روز قطع شود؟
مانده اعتبار از بین می‌رود؟
سفارشی که قبلاً ثبت شده چه می‌شود؟
اگر فرد وسط ماه از شرکت خارج شود، اعتبار همان ماه چگونه مدیریت می‌شود؟
این‌ها بخشی از فرآیندی هستند که می‌توان آن را Offboarding رفاهی نامید.
Offboarding رفاهی چیست؟
Offboarding رفاهی یعنی سازمان از قبل مشخص کرده باشد هنگام پایان همکاری یک کارمند چه اتفاقی برای خدمات و مزایای او می‌افتد.
این فرآیند می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تاریخ پایان دسترسی؛
- وضعیت مانده اعتبار؛
- سفارش‌های ثبت‌شده؛
- رزروهای آینده؛
- خدمات دوره‌ای؛
- اعتبارهای مناسبتی؛
- خریدهای دارای سهم پرداخت کارمند؛
- و ثبت وضعیت نهایی در سیستم.
هدف این است که خروج کارمند مثل ورود او یک فرآیند مشخص داشته باشد، نه مجموعه‌ای از تصمیم‌های موردی.
چرا باید سیاست خروج از قبل مشخص باشد؟
فرض کنید دو کارمند در شرایط مشابه از سازمان خارج می‌شوند.
دسترسی نفر اول همان روز بسته می‌شود، اما نفر دوم تا پایان ماه همچنان امکان استفاده از مزایا دارد.
اگر دلیل این تفاوت مشخص نباشد، اجرای سیاست رفاهی می‌تواند ناهماهنگ شود.
بنابراین بهتر است سازمان پیش از وقوع این موارد تعیین کند:
تاریخ پایان همکاری چه اثری بر مزایا دارد؟
مدل اول: قطع دسترسی در تاریخ پایان همکاری
در این مدل، تاریخ آخرین روز همکاری همان تاریخ پایان دسترسی رفاهی است.
مزیت اصلی آن سادگی است.
کارمند تا زمانی که عضو سازمان است از خدمات استفاده می‌کند و پس از پایان همکاری دسترسی جدیدی ندارد.
اما حتی در این مدل باید وضعیت سفارش‌ها و رزروهای قبلی مشخص شود.
مدل دوم: دسترسی تا پایان دوره جاری
برخی سازمان‌ها ممکن است اجازه دهند مزایای دوره جاری تا پایان همان ماه یا دوره معتبر بماند.
برای مثال اگر اعتبار ماهانه در ابتدای ماه تخصیص داده شده باشد، سازمان ممکن است تصمیم بگیرد کارمند تا پایان همان دوره از آن استفاده کند.
این یک تصمیم سیاستی است و باید از قبل تعریف شود.
مدل سوم: سیاست متفاوت برای هر نوع مزیت
همه مزایا الزاماً نباید رفتار یکسانی داشته باشند.
برای مثال ممکن است:
- اعتبار خرید در تاریخ خروج متوقف شود؛
- یک سفارش قطعی‌شده معتبر بماند؛
- رزرو استفاده‌نشده لغو شود؛
- یک خدمت بیمه‌ای طبق شرایط خودش ادامه پیدا کند.
در این مدل، وضعیت هر دسته خدمت جداگانه تعریف می‌شود.
مانده اعتبار رفاهی چه می‌شود؟
این یکی از مهم‌ترین سؤال‌هاست.
فرض کنید کارمند در زمان خروج ۳ میلیون تومان اعتبار مصرف‌نشده دارد.
چند سیاست ممکن است وجود داشته باشد:
- اعتبار در تاریخ خروج منقضی شود؛
- تا پایان دوره جاری قابل استفاده باشد؛
- فقط برخی اعتبارها باقی بمانند؛
- وضعیت آن طبق نوع اعتبار تعیین شود.
نکته مهم این است که مانده اعتبار رفاهی الزاماً معادل پول نقد متعلق به کارمند نیست.
نوع اعتبار، منبع تأمین و سیاست سازمان تعیین می‌کند چه اتفاقی برای آن می‌افتد.
اگر کارمند وسط ماه خارج شود چه؟
در اینجا نیز سازمان باید سیاست مشخصی داشته باشد.
مثلاً:
اعتبار کامل ماه قبلاً تخصیص داده شده است.
کارمند روز پانزدهم از سازمان خارج می‌شود.
ممکن است سیاست سازمان این باشد که اعتبار تا همان روز معتبر باشد یا تا پایان دوره ادامه پیدا کند.
مهم‌تر از انتخاب یک مدل خاص، اجرای یک قاعده روشن برای شرایط مشابه است.
سفارش ثبت‌شده قبل از خروج چه می‌شود؟
قطع دسترسی نباید باعث شود وضعیت سفارش‌های قبلی نامشخص شود.
برای هر سفارش باید بتوان تشخیص داد:
- سفارش چه زمانی ثبت شده است؛
- آیا تأیید شده است؛
- آیا تأمین‌کننده آن را آماده کرده است؛
- آیا پرداخت انجام شده است؛
- آیا هنوز امکان لغو وجود دارد.
ممکن است دسترسی کارمند برای ثبت سفارش جدید قطع شود، اما سفارش معتبر قبلی همچنان مسیر طبیعی خودش را طی کند.
رزروهای آینده را فراموش نکنید
موضوع برای خدمات رزروی کمی متفاوت است.
فرض کنید کارمند قبل از خروج:
- وقت دندانپزشکی؛
- جلسه ورزشی؛
- سفر؛
- یا خدمت دیگری
برای تاریخی پس از پایان همکاری رزرو کرده است.
سازمان باید مشخص کند آیا چنین رزروی معتبر می‌ماند یا خیر.
این سیاست بهتر است پیش از خرید برای کارمند قابل فهم باشد.
خرید اقساطی یا کسر از حقوق چه می‌شود؟
اگر کارمند تعهد مالی باز داشته باشد، موضوع از صرفاً «قطع مزایا» مهم‌تر می‌شود.
ممکن است بخشی از یک خرید قرار بوده از حقوق دوره‌های بعد کسر شود.
در چنین شرایطی فرآیند خروج باید با قواعد مالی، قراردادهای مربوط و سیاست سازمان هماهنگ باشد.
این موضوع بهتر است قبل از نهایی‌شدن خروج با واحد مالی بررسی شود.
آیا HR باید اعتبار را دستی حذف کند؟
در مقیاس کوچک ممکن است این کار ساده به نظر برسد.
اما با افزایش تعداد کارکنان، تصمیم‌های دستی می‌توانند باعث خطا شوند.
بهتر است وضعیت کارمند بر اساس تاریخ و سیاست تعریف‌شده مدیریت شود تا هر خروج تبدیل به یک عملیات جداگانه نشود.
کارمند باید قبل از خروج چه چیزی بداند؟
شفافیت فقط برای HR مهم نیست.
اگر مزایای کارمند قرار است در تاریخ مشخصی پایان پیدا کند، بهتر است او بداند:
- تا چه تاریخی امکان استفاده دارد؛
- چه میزان اعتبار باقی مانده؛
- سفارش‌های باز چه وضعیتی دارند؛
- رزروهای آینده چه می‌شوند؛
- و در صورت وجود سؤال باید با چه بخشی تماس بگیرد.
یک مثال ساده
فرض کنید همکاری یک کارمند در ۲۰ مهر پایان می‌یابد.
او در آن زمان:
۱.۵ میلیون تومان اعتبار خرید دارد؛
یک سفارش قطعی ثبت کرده؛
و یک رزرو برای هفته بعد دارد.
فرآیند Offboarding باید سه موضوع را جداگانه بررسی کند:
دسترسی جدید: آیا بعد از ۲۰ مهر می‌تواند سفارش تازه ثبت کند؟
اعتبار باقی‌مانده: چه زمانی منقضی می‌شود؟
تعهدات قبلی: سفارش و رزرو ثبت‌شده چه وضعیتی دارند؟
با این تفکیک، مسئله بسیار شفاف‌تر می‌شود.
چه گزارشی برای HR مفید است؟
هنگام خروج بهتر است HR بتواند حداقل این اطلاعات را بررسی کند:
- وضعیت فعال یا غیرفعال کارمند؛
- تاریخ پایان همکاری؛
- مانده اعتبار؛
- اعتبارهای دارای تاریخ انقضا؛
- سفارش‌های باز؛
- تراکنش‌های اخیر؛
- خدمات یا تعهدات در حال اجرا.
این اطلاعات می‌تواند بخشی از چک‌لیست خروج باشد.
چک‌لیست Offboarding رفاهی
هنگام پایان همکاری بررسی کنید:
- تاریخ آخرین روز همکاری ثبت شده است.
- تاریخ قطع دسترسی مشخص است.
- مانده اعتبار بررسی شده است.
- سفارش‌های باز مشخص شده‌اند.
- رزروهای آینده بررسی شده‌اند.
- تعهدات مالی احتمالی بررسی شده‌اند.
- خدمات دوره‌ای تعیین تکلیف شده‌اند.
- کارمند از شرایط پایان مزایا اطلاع دارد.
- وضعیت نهایی در سیستم ثبت شده است.
نقش پنل سازمانی
مدیریت چرخه کارکنان فقط اضافه‌کردن افراد جدید نیست.
سازمان باید بتواند ورود، تغییر وضعیت و خروج کارکنان را نیز مدیریت کند.
در Staffino هدف این است که سازمان بتواند کارکنان، خدمات و اعتبارهای رفاهی را در یک پنل متمرکز مدیریت کند و سیاست خودش را برای استفاده از مزایا اجرا کند.
Onboarding و Offboarding دو سمت یک فرآیند هستند
اگر برای ورود کارمند سیاست مشخص دارید، بهتر است خروج او نیز از قبل طراحی شده باشد.
در Onboarding می‌پرسیم:
مزایا از چه زمانی شروع شوند؟
و در Offboarding می‌پرسیم:
مزایا دقیقاً چه زمانی و با چه شرایطی پایان پیدا کنند؟
این دو در کنار هم چرخه مدیریت مزایای کارکنان را کامل‌تر می‌کنند.
جمع‌بندی
پایان همکاری یک کارمند نباید وضعیت مزایای او را مبهم کند.
سازمان باید از قبل بداند:
دسترسی چه زمانی قطع می‌شود، مانده اعتبار چه می‌شود و سفارش‌ها و تعهدات قبلی چگونه مدیریت می‌شوند.
یک سیاست Offboarding روشن، هم کار HR را ساده‌تر می‌کند و هم تجربه پایان همکاری را منظم‌تر و قابل پیش‌بینی‌تر می‌سازد.
نظرات و پرسش‌ها
در حال بارگذاری نظرات...