مزایای رفاهی کارکنان جدید از چه زمانی فعال شود؟
استخدام تمام شده، قرارداد امضا شده و کارمند روز اول وارد شرکت شده است.
حالا یک سؤال عملی برای منابع انسانی وجود دارد:
مزایای رفاهی این کارمند دقیقاً از چه زمانی باید فعال شود؟
از همان روز اول؟
ابتدای ماه بعد؟
بعد از پایان دوره آزمایشی؟
و اگر کارمند وسط ماه وارد شرکت شود، اعتبار کامل ماه را دریافت کند یا بخشی از آن را؟
این تصمیم در ظاهر کوچک است، اما اگر سیاست مشخصی نداشته باشید خیلی زود به سؤال، اعتراض و کار دستی برای HR تبدیل میشود.
Onboarding رفاهی چیست؟
Onboarding معمولاً با مواردی مثل قرارداد، معرفی تیم، تجهیزات، دسترسی‌ها و آموزش اولیه شناخته میشود.
اما مزایای کارکنان هم بخشی از تجربه ورود به سازمان هستند.
Onboarding رفاهی یعنی از ابتدا مشخص باشد:
- کارمند مشمول چه خدماتی است؛
- دسترسی او چه زمانی فعال میشود؛
- چه اعتباری دریافت می‌کند؛
- اعتبار ماه اول چگونه محاسبه میشود؛
- از کجا خدمات را مشاهده می‌کند؛
- و برای سؤال یا مشکل باید به چه مسیری مراجعه کند.
چرا نباید فعالسازی مزایا را مبهم بگذاریم؟
فرض کنید دو کارمند با فاصله چند روز استخدام شده‌اند.
یکی از روز اول اعتبار دریافت کرده و دیگری تا ماه بعد منتظر مانده است.
اگر دلیل این تفاوت روشن نباشد، مسئله‌ای که صرفاً یک تنظیم اجرایی بوده میتواند به احساس نابرابری تبدیل شود.
بنابراین مهم‌تر از انتخاب یک مدل خاص، داشتن قاعده مشخص و قابل توضیح است.
مدل اول: فعالسازی از روز اول
در این مدل، کارمند از تاریخ شروع همکاری وارد برنامه رفاهی میشود.
مزیت اصلی آن تجربه ورود ساده و مثبت است.
کارمند از همان ابتدا متوجه میشود خدمات رفاهی بخشی واقعی از بسته مزایای سازمان است.
این مدل برای خدماتی که هزینه مستقیم بالایی برای هر فعالسازی ندارند میتواند ساده‌تر باشد.
اما درباره اعتبار مالی باید تکلیف ماه اول مشخص شود.
مدل دوم: فعالسازی از ابتدای ماه بعد
در این روش، کارمند وارد سیستم میشود اما اعتبار دوره‌ای او از اولین دوره کامل بعدی آغاز میشود.
مزیت این مدل سادگی مالی و حسابداری است.
برای مثال، اگر اعتبار در روز اول هر ماه شارژ شود، تمام کارکنانی که در طول ماه استخدام شده‌اند از ماه بعد وارد چرخه یکسان می‌شوند.
نقطه ضعف آن این است که ممکن است کارمند جدید چند هفته امکان استفاده از بعضی مزایا را نداشته باشد.
مدل سوم: فعالسازی مرحلهای
لازم نیست همه مزایا همزمان شروع شوند.
مثلاً:
- دسترسی به تخفیف‌های سازمانی از روز اول؛
- بیمه طبق فرآیند مربوط؛
- اعتبار رفاهی از دوره بعد؛
- برخی مزایای خاص بعد از احراز شرایط داخلی.
این مدل انعطاف بیشتری دارد، اما باید برای کارمند کاملاً شفاف باشد.
مدل چهارم: اعتبار متناسب با روزهای حضور
برای اعتبارهای دوره‌ای می‌توان مدل Pro-rata یا تخصیص متناسب با بخشی از دوره را بررسی کرد.
مثلاً اگر اعتبار ماهانه فرضی یک کارمند ۲ میلیون تومان باشد و فرد تقریباً از نیمه ماه وارد سازمان شود، سیاست شرکت ممکن است تخصیص بخشی از اعتبار را در نظر بگیرد.
این فقط یک مثال محاسباتی است و سیاست مناسب باید توسط خود سازمان تعیین شود.
کارمند وسط ماه استخدام شده؛ چه کنیم؟
سه سیاست رایج قابل طراحی است:
- اعتبار کامل همان ماه؛
- اعتبار متناسب با زمان باقیمانده؛
- شروع اعتبار از دوره بعد.
هیچ‌کدام ذاتاً برای همه سازمانها بهترین نیست.
مهم این است که سیاست:
- از قبل تعریف شده باشد؛
- برای افراد مشابه یکسان اجرا شود؛
- HR مجبور نباشد هر بار تصمیم موردی بگیرد.
آیا دوره آزمایشی باید روی مزایا اثر بگذارد؟
این موضوع به سیاست سازمان و نوع مزیت بستگی دارد.
ممکن است سازمان برخی خدمات را از روز اول ارائه کند و برخی مزایا را به شرایط دیگری وابسته کند.
بهتر است HR برای هر مزیت جداگانه مشخص کند:
- چه کسانی مشمول‌اند؟
- شروع استفاده چه زمانی است؟
- پایان دسترسی چه زمانی است؟
- استثناها چگونه مدیریت می‌شوند؟
کارمند جدید باید چه اطلاعاتی دریافت کند؟
فقط فعال‌کردن دسترسی کافی نیست.
کارمند باید بداند چه چیزی در اختیارش قرار گرفته است.
یک پیام معرفی خوب میتواند شامل این موارد باشد:
- خدمات فعال؛
- میزان یا نوع اعتبار؛
- تاریخ اعتبار؛
- نحوه ورود؛
- روش استفاده؛
- شرایط پرداخت شخصی در صورت وجود؛
- مسیر پشتیبانی.
اشتباه رایج: مزایا وجود دارند ولی کسی معرفی‌شان نمی‌کند
گاهی شرکت مزایای خوبی دارد اما کارمند تازه‌وارد ماه‌ها از آن‌ها خبر ندارد.
در چنین شرایطی سازمان هزینه یا ظرفیت رفاهی ایجاد کرده اما بخشی از ارزش آن دیده نمی‌شود.
معرفی مزایا بهتر است بخشی ثابت از چک‌لیست ورود نیروی جدید باشد.
یک چک‌لیست ساده برای HR
برای هر کارمند جدید بررسی کنید:
- پروفایل کارمند ایجاد شده است.
- واحد یا شعبه درست انتخاب شده است.
- گروه مزایا مشخص شده است.
- خدمات مجاز فعال شده‌اند.
- سیاست اعتبار ماه اول اعمال شده است.
- تاریخ انقضای اعتبار مشخص است.
- کارمند روش ورود را دریافت کرده است.
- خدمات برای او معرفی شده‌اند.
- مسیر پشتیبانی اعلام شده است.
اگر کارمند از یک شعبه به شعبه دیگر منتقل شود چه؟
جابجایی داخلی نیز میتواند روی خدمات قابل دسترس اثر بگذارد.
مثلاً ممکن است شبکه تأمین‌کنندگان یا برخی خدمات در شهر جدید متفاوت باشد.
در چنین شرایطی بهتر است اطلاعات کارمند به‌روزرسانی شود، بدون اینکه نیاز باشد کل فرآیند عضویت از ابتدا انجام شود.
گزارش کارکنان جدید چه کمکی می‌کند؟
HR میتواند بررسی کند کارکنانی که اخیراً وارد سازمان شده‌اند:
- چند نفر فعال شده‌اند؛
- چند نفر وارد پنل شده‌اند؛
- چند نفر از اولین مزیت استفاده کرده‌اند؛
- چه خدماتی بیشتر مورد توجه قرار گرفته است.
اگر تعداد زیادی از نیروهای جدید هیچ استفاده‌ای ندارند، شاید مشکل از خود مزایا نباشد؛ ممکن است معرفی اولیه کافی نبوده باشد.
نقش پنل سازمانی در این فرآیند
وقتی تعداد کارکنان افزایش پیدا می‌کند، مدیریت دستی فعال‌سازی‌ها دشوارتر میشود.
یک پنل سازمانی میتواند کمک کند اطلاعات کارکنان، گروه‌ها، خدمات و اعتبارها در یک محیط متمرکزتر مدیریت شوند.
در استفینو هدف این است که سازمان بتواند متناسب با سیاست خودش، کارکنان و خدمات رفاهی را مدیریت کند و تجربه استفاده را برای کارمند ساده‌تر کند.
جمع‌بندی
تجربه رفاهی کارمند نباید چند ماه بعد از استخدام شروع شود.
از همان ابتدا باید مشخص باشد:
چه مزایایی دارد، از چه زمانی، با چه میزان اعتبار و تحت چه شرایطی.
بهترین سیاست الزاماً سخاوتمندانه‌ترین سیاست نیست؛ سیاستی است که شفاف، قابل اجرا و برای کارکنان مشابه منصفانه باشد.
وقتی این قواعد از قبل در فرآیند Onboarding تعریف شوند، هم تجربه کارمند بهتر میشود و هم کار دستی منابع انسانی کاهش پیدا می‌کند.
نظرات و پرسش‌ها
در حال بارگذاری نظرات...