وقتی تعداد خدمات رفاهی یک سازمان محدود است، شاید بتوان بسیاری از کارها را با فایل اکسل، پیام‌رسان، فرم‌های داخلی و هماهنگی مستقیم منابع انسانی مدیریت کرد.
اما با افزایش تعداد کارکنان، تأمین‌کنندگان و خدمات، شرایط تغییر می‌کند.
بیمه در یک مسیر مدیریت می‌شود، اطلاعات باشگاه جای دیگری است، برای خرید اقساطی فایل جداگانه‌ای وجود دارد و واحد مالی هم باید اطلاعات مربوط به اعتبار و کسر از حقوق را دریافت کند.
در چنین شرایطی سؤال از «چه خدمات رفاهی ارائه کنیم؟» به سؤال دیگری تبدیل می‌شود:
چطور همه این خدمات را به شکلی یکپارچه مدیریت کنیم؟
اینجاست که سامانه خدمات رفاهی کارکنان معنا پیدا می‌کند.
اما یک سامانه رفاهی خوب چه امکاناتی باید داشته باشد؟ آیا صرفاً داشتن تعداد زیادی تخفیف و تأمین‌کننده کافی است؟
در این راهنما مهم‌ترین معیارهایی را بررسی می‌کنیم که مدیران منابع انسانی، مدیران اداری و مدیران مالی بهتر است قبل از انتخاب یک پلتفرم خدمات رفاهی در نظر بگیرند.
سامانه خدمات رفاهی کارکنان چیست؟
سامانه خدمات رفاهی کارکنان بستری است که بخشی از فرآیند ارائه و مدیریت مزایای رفاهی سازمان را در یک محیط متمرکز قرار می‌دهد.
در حالت ایده‌آل، کارمند به جای دریافت چندین فایل، لینک و دستورالعمل مختلف، وارد پنل خود می‌شود و خدماتی را که سازمان در اختیار او قرار داده مشاهده می‌کند.
از طرف دیگر، منابع انسانی نیز می‌تواند بخش بیشتری از فرآیندهای مربوط به خدمات، اعتبار، درخواست‌ها و گزارش‌ها را از یک مسیر مشخص مدیریت کند.
هدف اصلی چنین سیستمی فقط دیجیتالی کردن یک فهرست تخفیف نیست.
هدف باید ساده‌تر کردن تجربه کارمند و کاهش پیچیدگی مدیریت خدمات برای سازمان باشد.
چرا سازمان‌ها به سامانه خدمات رفاهی نیاز پیدا می‌کنند؟
نیاز به سامانه معمولاً زمانی جدی‌تر می‌شود که برنامه رفاهی سازمان رشد می‌کند.
فرض کنید یک سازمان چندصد کارمند دارد و خدمات زیر را ارائه می‌کند:
- بیمه و خدمات درمانی
- دندانپزشکی
- غذا
- ورزش و تندرستی
- سفر و گردشگری
- خرید اقساطی
- خدمات خودرو
- تفریحات
- آموزش
- تخفیف‌های سازمانی
اگر هرکدام از این خدمات تأمین‌کننده، شرایط استفاده و مدل پرداخت متفاوتی داشته باشند، مدیریت آن‌ها به مرور دشوار می‌شود.
مشکل فقط منابع انسانی نیست.
کارمند هم باید بداند چه خدماتی دارد، شرایط استفاده چیست، چه مقدار اعتبار باقی مانده، چه اقساطی دارد و برای استفاده از هر خدمت باید چه کاری انجام دهد.
بنابراین ارزش اصلی یک سامانه رفاهی در یکپارچه کردن این تجربه است.
قبل از انتخاب سامانه رفاهی این ۵ سؤال را پاسخ دهید
قبل از مقایسه راهکارها، ابتدا نیاز خود سازمان را مشخص کنید.
- چند کارمند قرار است از سیستم استفاده کنند؟
- در حال حاضر چه خدمات رفاهی ارائه می‌دهید؟
- چه خدماتی قرار است در آینده اضافه شوند؟
- سازمان چه سهمی از هزینه خدمات را پرداخت می‌کند؟
- در حال حاضر بزرگ‌ترین مشکل منابع انسانی در مدیریت خدمات چیست؟
پاسخ این سؤال‌ها کمک می‌کند قابلیت‌هایی را انتخاب کنید که واقعاً موردنیاز سازمان هستند.
۱۲ قابلیت مهم یک سامانه خدمات رفاهی کارکنان
هنگام مقایسه سامانه‌های مختلف، بهتر است فقط به ظاهر پنل یا تعداد خدمات نگاه نکنید.
زیرساخت مناسب باید بتواند هم تجربه کارمند و هم فرآیندهای سازمان را پوشش دهد.
۱. پنل اختصاصی برای کارکنان
اولین قابلیت مهم، داشتن پنل شخصی برای هر کارمند است.
کارمند باید بتواند بدون تماس مداوم با منابع انسانی اطلاعات موردنیاز خود را مشاهده کند.
برای مثال:
- خدمات فعال
- شرایط استفاده
- اعتبار موجود
- سوابق استفاده
- خریدهای اقساطی
- اقساط باقی‌مانده
هرچه کارمند بتواند پاسخ سؤال‌های بیشتری را مستقیماً در پنل پیدا کند، فشار پاسخگویی روی منابع انسانی کمتر می‌شود.
۲. امکان تعریف اعتبار رفاهی
یکی از قابلیت‌های مهم برای سازمان‌هایی که بودجه رفاهی دارند، مدیریت اعتبار کارکنان است.
سازمان باید بتواند مشخص کند هر کارمند یا گروه از کارکنان چه مقدار اعتبار دارند و این اعتبار در چه خدماتی قابل استفاده است.
کارمند نیز باید بتواند میزان اعتبار مصرف‌شده و باقی‌مانده خود را مشاهده کند.
این مدل می‌تواند نسبت به ارائه یک مزیت یکسان به همه کارکنان، حق انتخاب بیشتری ایجاد کند.
۳. امکان تعریف سهم سازمان و کارمند
تمام خدمات رفاهی قرار نیست ۱۰۰ درصد توسط سازمان پرداخت شوند.
برای یک خدمت ممکن است سازمان تمام هزینه را پرداخت کند.
برای خدمت دیگر شاید فقط بخشی از هزینه بر عهده سازمان باشد.
در خدمتی دیگر نیز ممکن است کارمند کل مبلغ را پرداخت کند اما از تخفیف یا شرایط ویژه سازمانی بهره ببرد.
بنابراین سامانه باید بتواند مدل‌های مختلف پرداخت را پشتیبانی کند.
۴. خرید اقساطی کارکنان
خرید اقساطی می‌تواند یکی از کاربردی‌ترین بخش‌های برنامه رفاهی باشد؛ به‌خصوص برای کالاها و خدماتی که پرداخت یکجای آن‌ها دشوار است.
اگر خرید اقساطی بخشی از برنامه سازمان باشد، سامانه باید بتواند اطلاعاتی مانند مبلغ خرید، تعداد اقساط، مبلغ هر قسط و مانده را به شکل شفاف مدیریت کند.
کارمند نیز باید بتواند وضعیت اقساط خود را بدون مراجعه مداوم به منابع انسانی مشاهده کند.
۵. پشتیبانی از فرآیند کسر از حقوق
در سازمان‌هایی که از مدل کسر از حقوق استفاده می‌کنند، ارتباط میان خدمات رفاهی و فرآیند مالی اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
سیستم باید بتواند مشخص کند چه مبلغی بابت هر کارمند باید در دوره مربوطه در فرآیند مالی لحاظ شود.
همچنین گزارش خروجی باید برای واحد مالی قابل استفاده و بررسی باشد.
اجرای این مدل باید مطابق سیاست‌ها، قراردادها و فرآیندهای داخلی هر سازمان انجام شود.
۶. تنوع خدمات و تأمین‌کنندگان
یک سامانه رفاهی نباید سازمان را به یک یا دو نوع خدمت محدود کند.
نیاز کارکنان متفاوت است و با رشد برنامه رفاهی احتمالاً دسته‌های جدیدی نیز اضافه خواهند شد.
برای مثال:
- غذا
- بیمه
- پزشکی و درمان
- دندانپزشکی
- ورزش و تندرستی
- سفر و تور
- خرید اقساطی
- خدمات خودرو
- تفریحات
- خدمات زیبایی
- آموزش
- خرید کالا
مهم‌تر از تعداد فعلی خدمات، قابلیت توسعه شبکه تأمین‌کنندگان در آینده است.
۷. مدیریت متمرکز تأمین‌کنندگان
با افزایش تعداد تأمین‌کنندگان، مدیریت شرایط همکاری پیچیده‌تر می‌شود.
سازمان باید بتواند تصویر مشخصی از خدمات فعال و تأمین‌کنندگان مرتبط داشته باشد.
اگر برای اضافه شدن هر تأمین‌کننده جدید نیاز به ایجاد یک فرآیند کاملاً جداگانه باشد، سیستم در مقیاس بزرگ دچار مشکل خواهد شد.
۸. گزارش‌گیری برای منابع انسانی
منابع انسانی باید بداند برنامه رفاهی واقعاً چگونه استفاده می‌شود.
گزارش‌هایی مانند موارد زیر می‌توانند در تصمیم‌گیری مفید باشند:
- تعداد کاربران فعال
- میزان استفاده از خدمات
- محبوب‌ترین دسته‌ها
- میزان مصرف اعتبار
- خدمات کم‌استفاده
- روند استفاده در طول زمان
بدون داده، تصمیم‌گیری درباره بودجه و خدمات دوره بعد عمدتاً بر اساس حدس خواهد بود.
۹. خروجی مناسب برای مالی و حسابداری
این بخش گاهی هنگام انتخاب سامانه نادیده گرفته می‌شود.
اما اگر خدمات شامل اعتبار، مشارکت سازمان، خرید اقساطی یا کسر از حقوق باشند، واحد مالی یکی از مصرف‌کنندگان اصلی اطلاعات سیستم خواهد بود.
قبل از انتخاب سامانه بررسی کنید اطلاعات موردنیاز مالی چگونه استخراج می‌شوند.
هدف باید کاهش کار دستی باشد، نه ایجاد یک فایل جدید که دوباره نیاز به اصلاح دستی داشته باشد.
۱۰. تجربه کاربری ساده
ممکن است یک سامانه ده‌ها قابلیت داشته باشد، اما اگر کارکنان نتوانند به سادگی از آن استفاده کنند، ارزش بسیاری از قابلیت‌ها از بین می‌رود.
کارمند نباید برای پیدا کردن یک خدمت ساده چندین منو را جست‌وجو کند.
تجربه استفاده روی موبایل نیز اهمیت دارد، زیرا بسیاری از کارکنان احتمالاً از تلفن همراه وارد سامانه خواهند شد.
سامانه رفاهی قرار است اصطکاک را کم کند، نه اینکه خودش به یک فرآیند اداری جدید تبدیل شود.
۱۱. امکان شروع کوچک و توسعه تدریجی
یکی از معیارهای مهم برای سازمانی که تازه می‌خواهد برنامه رفاهی خود را توسعه دهد، امکان اجرای پایلوت است.
لازم نیست از روز اول همه کارکنان و همه خدمات وارد سیستم شوند.
می‌توان ابتدا چند خدمت مشخص یا یک گروه محدود از کارکنان را فعال کرد.
بعد از بررسی تجربه واقعی، برنامه توسعه پیدا کند.
این روش ریسک اجرای اولیه را کاهش می‌دهد.
۱۲. توسعه بدون افزایش شدید عملیات منابع انسانی
فرض کنید امروز پنج خدمت دارید و سال آینده تعداد آن‌ها به بیست خدمت برسد.
آیا برای مدیریت این رشد باید نیروی انسانی بیشتری به فرآیند اضافه کنید؟
اگر پاسخ مثبت باشد، بخشی از هدف استفاده از سامانه از بین رفته است.
یکی از معیارهای مهم یک پلتفرم مناسب، مقیاس‌پذیری عملیاتی آن است.
اضافه شدن کارکنان و خدمات نباید به همان نسبت باعث افزایش کار دستی منابع انسانی شود.
چک‌لیست انتخاب سامانه خدمات رفاهی
اگر در حال بررسی چند گزینه هستید، این چک‌لیست می‌تواند برای مقایسه اولیه مفید باشد:
- آیا کارکنان پنل اختصاصی دارند؟
- آیا اعتبار رفاهی قابل تعریف است؟
- آیا سهم سازمان و کارمند قابل تنظیم است؟
- آیا خرید اقساطی پشتیبانی می‌شود؟
- آیا فرآیند کسر از حقوق قابل مدیریت است؟
- آیا خدمات متنوعی قابل ارائه هستند؟
- آیا امکان اضافه کردن تأمین‌کنندگان جدید وجود دارد؟
- آیا منابع انسانی گزارش استفاده دریافت می‌کند؟
- آیا خروجی مناسب برای امور مالی وجود دارد؟
- آیا تجربه کاربری موبایل مناسب است؟
- آیا می‌توان برنامه را به صورت پایلوت شروع کرد؟
- آیا سیستم با افزایش تعداد کارکنان قابل توسعه است؟
اما یک سؤال دیگر هم اضافه کنید:
این سامانه دقیقاً کدام کار منابع انسانی را کمتر می‌کند؟
اگر پاسخ روشنی برای این سؤال وجود نداشته باشد، احتمال دارد صرفاً یک ابزار دیگر به مجموعه ابزارهای سازمان اضافه شود.
چه زمانی اکسل دیگر برای مدیریت خدمات رفاهی کافی نیست؟
اکسل ابزار بدی نیست.
برای یک شرکت کوچک با تعداد محدودی کارمند و چند خدمت ساده حتی می‌تواند کاملاً کافی باشد.
مشکل زمانی شروع می‌شود که تعداد متغیرها افزایش پیدا کند:
- صدها یا هزاران کارمند
- تعداد زیادی تأمین‌کننده
- چند نوع اعتبار
- سهم متفاوت سازمان در خدمات
- خرید اقساطی
- کسر از حقوق
- درخواست و کنسلی
- گزارش‌های متعدد
در این شرایط فایل‌ها شروع به تکثیر شدن می‌کنند.
نسخه‌های مختلف یک فایل ایجاد می‌شود، اطلاعات باید بین منابع انسانی و مالی جابه‌جا شوند و احتمال خطای انسانی افزایش پیدا می‌کند.
یکی از نشانه‌های نیاز به سامانه این است که بخش زیادی از زمان تیم صرف هماهنگی اطلاعات شود، نه تصمیم‌گیری درباره خود برنامه رفاهی.
سامانه رفاهی برای شرکت کوچک با سازمان بزرگ فرق دارد؟
نیازهای پایه مشابه‌اند، اما مقیاس متفاوت است.
شرکت‌های کوچک
برای یک شرکت ۲۰ تا ۵۰ نفره، سادگی و هزینه پایین اهمیت بیشتری دارد.
ممکن است چند خدمت اصلی، تخفیف سازمانی و خرید اقساطی برای شروع کافی باشند.
شرکت‌های متوسط
با رسیدن تعداد کارکنان به چندصد نفر، گزارش‌گیری، اعتبار رفاهی و مدیریت متمرکز اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.
سازمان‌های بزرگ
در سازمان‌های هزارنفره، موضوعاتی مانند مقیاس‌پذیری، خروجی مالی، مدیریت اقساط، سطوح مختلف اعتبار و عملیات منابع انسانی اهمیت بسیار بیشتری دارند.
بنابراین هنگام انتخاب سامانه فقط شرایط امروز را نبینید.
بررسی کنید سیستم با رشد سازمان و برنامه رفاهی شما چه اتفاقی برایش می‌افتد.
استفینو چگونه خدمات رفاهی سازمان را یکپارچه می‌کند؟
استفینو بستری برای ارتباط میان سازمان، کارکنان و ارائه‌دهندگان خدمات رفاهی است.
هدف این است که به جای ایجاد فرآیندهای جداگانه برای هر خدمت، کارکنان بتوانند مزایای در دسترس خود را از طریق یک پنل مشاهده کنند.
سازمان نیز می‌تواند از طریق پنل خدمات رفاهی کارکنان بر اساس سیاست رفاهی خود مدل‌های متفاوتی برای خدمات داشته باشد.
برای مثال:
- پرداخت کامل یک خدمت توسط سازمان
- مشارکت سازمان در بخشی از هزینه
- استفاده از اعتبار رفاهی
- استفاده کارمند از تخفیف سازمانی
- خرید اقساطی
- مدیریت فرآیندهای مرتبط با کسر از حقوق در مدل‌های قابل اجرا
در نتیجه هدف صرفاً اضافه کردن تعداد بیشتری مزیت نیست.
هدف این است که خدمات بیشتری بدون ایجاد مجموعه‌ای از فرآیندهای پراکنده در اختیار کارکنان قرار بگیرند.
قبل از انتخاب سامانه، یک پایلوت واقعی اجرا کنید
دیدن دمو مفید است، اما استفاده واقعی اطلاعات بیشتری به شما می‌دهد.
اگر امکانش وجود دارد، قبل از اجرای گسترده یک پایلوت محدود انجام دهید.
- چند خدمت پرتقاضا را انتخاب کنید.
- گروهی از کارکنان را وارد برنامه کنید.
- فرآیند استفاده را بررسی کنید.
- بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید.
- خروجی منابع انسانی و مالی را آزمایش کنید.
- سپس درباره توسعه برنامه تصمیم بگیرید.
یک پایلوت خوب می‌تواند بسیاری از مشکلاتی را که در جلسه معرفی نرم‌افزار دیده نمی‌شوند آشکار کند.
سوالات متداول درباره سامانه خدمات رفاهی کارکنان
آیا سامانه رفاهی فقط برای سازمان‌های بزرگ مناسب است؟
خیر. شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند از سامانه رفاهی استفاده کنند، اما امکانات و مدل اجرایی باید با اندازه سازمان متناسب باشد.
آیا سازمان باید هزینه تمام خدمات موجود در سامانه را پرداخت کند؟
خیر. برخی خدمات می‌توانند توسط سازمان پرداخت شوند، برخی با مشارکت سازمان و کارمند ارائه شوند و برخی صرفاً شامل تخفیف یا شرایط ویژه برای کارکنان باشند.
اعتبار رفاهی چیست؟
اعتبار رفاهی مبلغ یا سقفی است که سازمان برای استفاده کارمند از گروه مشخصی از خدمات تعیین می‌کند. شرایط مصرف اعتبار می‌تواند بر اساس سیاست سازمان تعریف شود.
آیا خرید اقساطی می‌تواند بخشی از خدمات رفاهی باشد؟
بله. امکان خرید کالا یا خدمت با پرداخت مرحله‌ای می‌تواند یکی از مزایای کارکنان باشد، به‌خصوص زمانی که پرداخت یکجای هزینه دشوار است.
چطور بفهمیم کارکنان واقعاً از خدمات استفاده می‌کنند؟
سامانه باید امکان گزارش‌گیری از میزان استفاده، دسته‌های محبوب و مصرف اعتبار را فراهم کند تا تصمیم‌های دوره بعد بر اساس داده واقعی گرفته شوند.
جمع‌بندی
بهترین سامانه خدمات رفاهی الزاماً سامانه‌ای نیست که طولانی‌ترین فهرست خدمات را داشته باشد.
سامانه مناسب باید سه مسئله را همزمان حل کند:
- استفاده از خدمات را برای کارکنان ساده کند.
- مدیریت برنامه را برای منابع انسانی آسان‌تر کند.
- اطلاعات مالی و مدیریتی موردنیاز سازمان را فراهم کند.
اعتبار رفاهی، خرید اقساطی، کسر از حقوق، مدیریت سهم سازمان و کارمند، گزارش‌گیری و تنوع تأمین‌کنندگان ابزارهایی برای رسیدن به این هدف هستند.
قبل از انتخاب هر سامانه‌ای، نیازهای واقعی سازمان را مشخص کنید و سپس بررسی کنید کدام راهکار می‌تواند با کمترین پیچیدگی آن نیازها را پوشش دهد.
و شاید مهم‌ترین سؤال در جلسه بررسی یک سامانه رفاهی این باشد:
«اگر تعداد کارکنان و خدمات ما دو برابر شود، این سیستم چقدر از کار ما را ساده‌تر خواهد کرد؟»
نظرات و پرسش‌ها
در حال بارگذاری نظرات...